Une entreprise internationale spécialisée dans les articles de sport faisait face à des frictions croissantes dans son cycle Order-to-Cash (O2C) sous SAP : des stocks réservés mais inactifs, une visibilité limitée sur les matériaux bloqués, et une hausse des commandes de clients hors contrat impossibles à honorer. Avec un mandat de trois mois, OntraaK a livré une solution opérationnelle pragmatique, fondée sur l’intégration des données SAP dans Celonis, permettant de reprendre le contrôle sur l’allocation des stocks, d’améliorer les livraisons à temps et de traiter une valeur potentielle identifiée de 2,8M€. Le résultat : une tour de contrôle en temps réel, une logique de priorisation automatisée et un workflow d’intervention ergonomique permettant des décisions plus rapides, moins de ventes perdues et des gains de productivité mesurables.

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Contexte & Objectifs

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Le client opère des processus O2C complexes et rapides sur plusieurs marchés et assortiments produits. Trois points de douleur interconnectés étaient identifiés :

• Un volume important de stock réservé mais non rattaché à des commandes créées
• Une faible visibilité sur les matériaux bloqués et leurs causes
• Une augmentation des commandes de clients hors contrat que la chaîne d’approvisionnement ne pouvait satisfaire

Ces problèmes étaient aggravés par des outils fragmentés : plusieurs équipes utilisaient des systèmes différents et des solutions locales, générant des données désagrégées et empêchant une action rapide et coordonnée.

Avec un délai de trois mois, le client a défini deux objectifs clairs :

• Fournir un outil opérationnel pour mieux gérer l’allocation des stocks en fonction de la demande
• Améliorer le taux de livraison à temps pour préserver l’intégrité du carnet de commandes et la rentabilité commerciale

OntraaK a été chargé de transformer des signaux disparates en décisions actionnables, en travaillant avec sept domaines métiers : Supply Chain, Ventes, Service Client, Contrôle de gestion, Ligne Produit, Data et Finance, chacun avec ses propres contraintes et besoins.

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Actions principales

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OntraaK a mené un programme ciblé et orienté résultats, composé d’analyse, d’activation des données, de quantification de la valeur et de développement rapide d’outils opérationnels :

• Analyse des processus et des parties prenantes : Un diagnostic rapide a cartographié le flux O2C de bout en bout et le paysage des systèmes, avec des entretiens détaillés dans les sept domaines métiers pour capturer les règles, exceptions et blocages spécifiques à chaque périmètre.

• Intégration et validation des données dans Celonis : Les systèmes SAP et sources auxiliaires ont été intégrés dans Celonis pour créer un jeu de données unique et fiable. La validation des données a permis à la tour de contrôle de refléter l’état réel des stocks réservés, des commandes ouvertes et des matériaux bloqués.

• Quantification de la valeur : Grâce à cette vue consolidée, OntraaK a identifié une valeur potentielle de 2,8M€ à risque, liée aux blocages de livraison, aux stocks réservés, aux rejets de commandes et aux retours.

• Développement d’un outil opérationnel : OntraaK a conçu et mis en œuvre un workflow d’intervention en trois étapes intégré dans Celonis :
  1. Identifier automatiquement les commandes susceptibles de ne pas être livrées à temps grâce à des règles de priorisation
  2. Zoomer au niveau de l’article (y compris les variantes de taille) pour localiser précisément le SKU et le manque d’allocation
  3. Proposer les sources potentielles de réallocation avec un bouton d’action directe : un email pré-rempli envoyé au responsable concerné avec toutes les informations nécessaires

Ce design met l’accent sur la décision humaine assistée : le système automatise la détection et la priorisation tout en laissant aux experts métier le pouvoir d’agir rapidement et de manière responsable.

Résultats

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En trois mois, OntraaK a livré une solution prête à l’emploi qui a renforcé le contrôle du client sur son processus O2C et sa résilience commerciale :

• Transparence accrue : Une tour de contrôle connectée à SAP a offert une visibilité en temps réel sur les périmètres, facilitant l’identification rapide des opportunités d’amélioration et la prise de décision fondée sur les données.

• Efficacité renforcée : Des outils centralisés et ergonomiques ont réduit les efforts manuels et accéléré la résolution des cas. En sécurisant le carnet de commandes et en optimisant l’allocation des stocks, le client a maximisé la rentabilité des ventes et réduit les pertes de commandes évitables.

• Économies et valeur : L’initiative a mis en lumière 2,8M€ de valeur à risque et fourni des leviers opérationnels pour la capturer. L’ergonomie améliorée et les workflows ciblés ont également réduit les besoins en effectifs supplémentaires, augmentant la productivité.

• Capacités analytiques supplémentaires : La solution a posé les bases d’une amélioration continue, permettant d’ajuster les règles d’allocation et les flux d’escalade de manière itérative.

En combinant expertise processus, intégration rapide des données et automatisation centrée sur l’utilisateur, OntraaK a aidé ce leader du retail à transformer des opérations fragmentées en une capacité O2C pilotée par les résultats, préservant le chiffre d’affaires, réduisant les pertes et créant un modèle évolutif pour la modernisation des processus.

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