Optimisation des délais de règlements fournisseurs pour un leader du transport de gaz

Dans un environnement réglementaire de plus en plus strict, les retards de paiement fournisseurs peuvent exposer les organisations à des risques réglementaires et réputationnels significatifs. Le client, l’un des plus grands opérateur de transport de gaz en Europe, a été confronté précisément à ce défi suite à un audit initial de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes). En partenariat avec OntraaK, le client a lancé un programme ambitieux de 12 mois pour transformer ses opérations de Comptes Fournisseurs (AP - Accounts Payable) d'une préoccupation de conformité réglementaire vers l'excellence opérationnelle. Les résultats ont été décisifs : 60% de réduction de l'exposition réglementaire, automatisation complète du traitement des factures de faible valeur, et mise en place de tableaux de bord opérationnels avancés qui ont fondamentalement changé la manière dont l'organisation gère ses processus de paiement fournisseurs.

‍

Contexte et Objectifs

‍

En tant qu'opérateur majeur d'infrastructures énergétiques européennes, le client gère des processus complexes d'achats et de paiements impliquant des milliers de fournisseurs à travers plusieurs pays et unités opérationnelles. L'audit initial de la DGCCRF a révélé des retards systématiques dans les paiements fournisseurs, exposant l'organisation à des pénalités réglementaires et à des dommages potentiels sur les relations critiques avec les fournisseurs. Plus fondamentalement, l'audit a mis en lumière un défi plus profond : l'absence de visibilité unifiée sur les processus AP à travers l'organisation.

Les opérations AP du client souffraient d'une exécution fragmentée des processus et d'insights limités basés sur les données. Différentes unités opérationnelles avaient développé leurs propres pratiques au fil du temps, rendant difficile la compréhension de l'origine des retards, des raisons de leur survenance, et des interventions qui généreraient le plus grand impact. L'organisation possédait de vastes quantités de données transactionnelles à travers de multiples systèmes, mais ces données restaient cloisonnées et sous-utilisées à des fins d'amélioration des processus.

Reconnaissant l'importance stratégique de relever ces défis, le client s'est associé à OntraaK pour piloter une transformation complète des AP. Les objectifs de la mission étaient clairs et ambitieux :

• harmoniser la compréhension des processus à travers l'organisation ;
• identifier les causes racines des retards de paiement par une analyse rigoureuse des données ;
• et implémenter des solutions durables qui transformeraient les opérations AP du diagnostic jusqu'à l'excellence opérationnelle.

L'objectif ultime n'était pas simplement la conformité réglementaire, mais l'établissement de capacités AP de classe mondiale qui apporteraient une valeur continue tant à le business qu'à son écosystème de fournisseurs.

‍

Actions Principales et Methodologie

‍

OntraaK a structuré la transformation à travers une approche phasée combinant preuve de valeur rapide avec industrialisation systématique et développement de capacités. La méthodologie mettait l'accent sur la prise de décision basée sur les données à chaque étape, garantissant que les efforts de transformation se concentrent sur les opportunités à plus fort impact

Phase 1: Preuve de Valeur et Identification des Opportunités

L'équipe OntraaK a débuté par un exercice complet de preuve de valeur conçu pour identifier et quantifier les opportunités d'amélioration grâce à une process intelligence rigoureuse. Cette phase a impliqué quatre workstreams critiques.

1. Premièrement, OntraaK a conduit une intégration extensive des données, extrayant et consolidant les données de factures et de paiements de multiples systèmes sources. Cela a nécessité un nettoyage substantiel des données et la construction de modèles de données robustes pour chaque système source, suivi d'une vue consolidée d'entreprise. L'équipe a établi des connexions vers SAP (le système ERP central) et EDIIS (Electronic Data Interchange for Invoice Submission, la plateforme standardisée pour l'échange électronique de factures en France), garantissant une couverture complète du processus invoice-to-pay.

2. Deuxièmement, l'équipe a exécuté une validation approfondie des données en étroite collaboration avec les équipes AP du client. Cette approche collaborative a assuré non seulement l'exactitude des données mais aussi l'alignement sur les définitions des KPI et les filtres analytiques, construisant l'adhésion organisationnelle pour les conclusions subséquentes.

3. Troisièmement, OntraaK a développé des tableaux de bord personnalisés spécifiquement conçus pour explorer différentes causes racines des retards de paiement et évaluer leurs impacts respectifs. Utilisant Celonis comme plateforme de process mining, ces tableaux de bord ont révélé le flux réel des factures à travers les systèmes du client, mettant en évidence les goulots d'étranglement, les exceptions et les variations invisibles dans les reportings traditionnels.

4. Finalement, l'équipe a synthétisé les résultats dans une évaluation complète des opportunités, identifiant et présentant les initiatives d'amélioration substantiées par une analyse objective des données.

Trois Cas d'Usage Prioritaires

La preuve de valeur a révélé trois opportunités à fort impact qui sont devenues le focus des efforts de transformation subséquents :

• Réception Tardive de Factures : L'analyse a révélé que 39% des paiements en retard provenaient de factures entrant dans le système plus de 50 jours après la date de facture. Cela a mis en lumière un problème critique en amont nécessitant l'engagement des fournisseurs et une refonte du processus.

• Factures Non Conformes et Traitement en Circuit Rouge : Les données ont montré que 30% des factures non conformes étaient payées en retard, représentant 23% de la valeur totale des paiements. Ces factures entraient dans un "circuit rouge" nécessitant une correction manuelle et de multiples cycles de relance, consommant des ressources disproportionnées.

• Traitement des Petites Factures : le client traitait 8 500 factures inférieures à 500€, représentant 23% du volume de factures mais moins de 1% de la valeur de paiement. Le coût du traitement manuel de ces factures de faible valeur dépassait largement leur signification financière.  

Phase 2: Industrialisation et Déploiement des Solutions  

Avec les opportunités clairement identifiées et quantifiées, OntraaK a piloté la phase d'industrialisation pour transformer les insights en capacités opérationnelles durables. Cette phase a mis l'accent sur l'automatisation, le développement d'outils et l'enablement organisationnel.

1. L'équipe a établi des connexions de données live vers SAP et automatisé l'injection quotidienne de données depuis EDIIS, éliminant l'extraction manuelle de données et permettant le monitoring en temps réel des processus. OntraaK a ensuite collaboré avec les parties prenantes du client pour prioriser les livrables, formaliser les règles métier internes et concevoir des maquettes de solutions qui adresseraient chacun des trois cas d'usage prioritaires.

2. OntraaK a construit trois livrables principaux à travers des cycles de raffinement successifs, incorporant les retours utilisateurs pour garantir que les solutions répondent aux besoins opérationnels pratiques.

3. Pour les factures de faible valeur et antédatées, l'équipe a conçu et implémenté une automatisation qui a éliminé complètement le traitement manuel. Pour les défis plus complexes de réception tardive et de factures non conformes, OntraaK a développé des tableaux de bord opérationnels sophistiqués qui ont fondamentalement changé la manière dont le business gérait ces exceptions.

4. La mission s'est conclue par des sessions complètes de passation et de formation, garantissant que les équipes du client pouvaient opérer et faire évoluer les solutions de manière indépendante. L'approche d'OntraaK a mis l'accent sur le transfert de capacités, pas sur la dépendance au conseil.

Resultats Obtenu

‍

La transformation de 12 mois a généré un impact substantiel et mesurable à travers de multiples dimensions de la performance AP, changeant fondamentalement à la fois les métriques opérationnelles et les capacités organisationnelles.

Réduction de l'Exposition Réglementaire

Plus critique encore, l'intervention d'OntraaK a permis une réduction de 60% de l'exposition réglementaire aux pénalités de la DGCCRF. Cette amélioration spectaculaire a résulté d'une combinaison de facteurs : automatisation de tâches routinières telles que les communications de relance, visibilité accrue permettant une gestion proactive des exceptions, et gains de productivité qui ont permis aux équipes AP de traiter les factures plus rapidement.

La réduction des paiements en retard n'a pas seulement adressé la conformité réglementaire mais a également renforcé les relations fournisseurs et amélioré la réputation du client en tant que partenaire de paiement fiable.

Automatisation du Traitement à Faible Impact

La transformation a automatisé le traitement end-to-end pour deux catégories de factures qui avaient précédemment consommé un effort manuel significatif. Les factures antédatées et les factures de faible valeur (inférieures à 500€) transitent désormais par des workflows automatisés, libérant le personnel AP pour se concentrer sur les exceptions complexes et les relations stratégiques avec les fournisseurs.

Tableaux de Bord Opérationnels Avancés

OntraaK a livré trois tableaux de bord sophistiqués qui ont transformé les opérations AP d'un mode réactif de gestion des urgences vers une gestion proactive :

• La Bannette Comptable fournit à chaque membre de l'équipe AP une vue personnalisée des factures qui leur sont assignées, avec une priorisation intelligente basée sur l'urgence, la valeur et le risque de conformité. Cet outil élimine la pratique précédente de tri manuel des files d'attente et garantit que l'attention se concentre sur les éléments de plus haute priorité.

• Le Tableau de Bord de Performance d'Équipe équipe les managers AP de métriques complètes sur la charge de travail et la productivité de l'équipe. Cette visibilité permet une meilleure allocation des ressources, identifie les besoins de formation et soutient des conversations de performance objectives basées sur les données plutôt que sur l'anecdote.

• Le Tableau de Bord de Monitoring des Cas d'Usage suit les indicateurs clés liés aux trois initiatives d'amélioration, permettant au leadership de monitorer l'impact de la transformation et d'identifier les problèmes émergents avant qu'ils n'escaladent. Ce tableau de bord est devenu une pierre angulaire de l'approche d'amélioration continue du client, avec des métriques revues régulièrement dans les forums de management.

Au-delà de ces livrables spécifiques, OntraaK a établi une Tour de Contrôle Executive qui fournit au leadership senior une visibilité complète sur la performance AP, les tendances de paiement fournisseurs et la progression de la transformation.

Strategic Lessons

‍

Cette collaboration offre des insights précieux pour les organisations poursuivant une transformation des opérations financières dans des environnements réglementés. Plusieurs leçons émergent comme particulièrement significatives.

• La pression réglementaire peut catalyser l'excellence opérationnelle : plutôt que de traiter l'audit de la DGCCRF comme simplement un exercice de conformité, OntraaK l'ont utilisé comme tremplin pour une transformation complète des processus. Les organisations qui voient les exigences réglementaires comme des opportunités d'amélioration, et non des obstacles à naviguer, se positionnent pour un avantage concurrentiel durable.

• L'intégration des données précède l'insight : l'investissement d'OntraaK dans le nettoyage rigoureux des données, la construction de modèles et la validation s'est révélé essentiel au succès subséquent. Les organisations qui sautent ce travail fondamental construisent inévitablement des initiatives d'amélioration sur des hypothèses erronées, conduisant à des résultats sous-optimaux et au scepticisme des parties prenantes.

• Le traitement différencié génère l'efficacité : La reconnaissance que toutes les factures ne méritent pas une attention égale—exemplifiée par l'automatisation des petites factures—représente un changement fondamental d'une conception de processus uniforme vers une segmentation intelligente. Les organisations leaders appliquent de plus en plus ce principe à travers les opérations financières, allouant les ressources en fonction de la valeur et de la complexité plutôt que de traiter toutes les transactions de manière identique.

• La visualisation permet l'action : Les tableaux de bord opérationnels ont transformé des données abstraites en insights actionnables accessibles au personnel de terrain. Une process intelligence efficace nécessite non seulement des analyses sophistiquées mais aussi des interfaces intuitives qui permettent aux utilisateurs de prendre de meilleures décisions dans leur travail quotidien.

• La transformation durable nécessite un transfert de capacités : L'accent mis par OntraaK sur la formation et la passation a garanti que le business pouvait continuer à améliorer les opérations AP bien après la conclusion de la mission. Les organisations qui traitent les missions de conseil comme des opportunités de construire des capacités internes, et pas seulement de livrer des solutions, obtiennent une valeur durable.

Alors que les fonctions financières à travers les industries font face à la pression de réduire les coûts tout en améliorant la conformité et les relations fournisseurs, le parcours du client avec OntraaK éclaire une voie éprouvée : exploiter la process intelligence pour comprendre l'état actuel de manière objective, prioriser les améliorations basées sur l'évaluation de l'impact pilotée par les données, et construire des capacités opérationnelles qui permettent une évolution continue.

‍

‍