Le process mining, back to basics

Dans un précédent article, nous vous parlions du process mining comme solution permettant, enfin, de franchir un cap dans la recherche de l’excellence opérationnelle et l’optimisation des processus d’entreprise.
Avant une série d’articles plus précis, voire technique sur le sujet, nous partageons ici les bases du process mining, ses fondamentaux et quelques cas d’utilisation fréquents.

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Comment fonctionne le process mining ?

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Au fond, le fonctionnement du process mining est assez simple : il s’agit d’intégrer les données exhaustives des processus afin de les visualiser et de les analyser.
Qu’importe le processus concerné du moment qu’il passe par le système d’information de l’entreprise et qu’une « empreinte digitale » soit générée ; correspondant généralement à des logs d’évènement.
Ces dernières permettent de reconstituer « l’histoire » du processus, c’est-à-dire les différentes étapes et statuts par lesquels sont passés chaque élément de ce dernier.
Une fois ces données intégrées, les outils de process mining sont capables de reconstruire, de visualiser et d’analyser les processus tels qu’ils se passent réellement.

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Quelles sont les données requises ?

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Afin d’effectuer une analyse de processus, les informations nécessaires s’articulent autour « des données évènements ».
Ces dernières correspondent aux données que chaque élément (facture, commande client, …) « génère » tout au long de son passage dans le système d’information.

Concrètement, elles sont composées de 3 informations incontournables :

1. Un identifiant unique de l’objet à suivre permettant une identification de l’élément de bout en bout (un numéro de facture, un numéro de commande).
2. Les étapes par lesquelles cet objet est passé (émission de la facture, paiement effectué…)
3. L’horodatage précis de l’étape pour l’objet concerné.
   D’autres informations complémentaires à l’objet à suivre peuvent être incluses afin d’affiner la capacité d’analyse (par exemple le fournisseur concerné, le produit, la quantité, le prix…).

Un exemple vaut mieux que 1000 mots

Prenons un exemple simplifié d’un process de commande client (aussi appelé O2C ou Order to Cash).

Idéalement, ce processus est composé de 4 étapes :

• Réception de la commande client

• Envoi des biens

• Envoi de la facture

• Réception du paiement

Regardons les traces digitales générées par notre outil de prise de commande ainsi que la représentation graphique du processus.

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Que constatons-nous rapidement ?

La commande C1 suit le chemin « optimal » au contraire de C2 et C3 où nous voyons clairement des déviances, à savoir :

• C2 possède une activité supplémentaire « Changement de prix ».

• C3, en plus de ne pas suivre le chemin standard (à savoir envoyer les biens avant d’émettre la facture), se termine par une annulation de la commande à cause d’un retour des biens.

Simple et limpide non ?
Evidemment, cet exemple simpliste prend des raccourcis et ne montre pas l’ensemble des possibilités d’analyses offertes par le process mining.
Il permet cependant d’en comprendre les bases et de se projeter dans son utilisation concrète.

Les cas d’utilisation imaginables

L’analyse des processus que permet le process mining est un véritable accélérateur dans de nombreux cas d’utilisations.

Voici quelques exemples :

• L’Amélioration des processus : C’est l’usage le plus répandu. Il s’agit ici de comprendre les processus et ses variations afin de détecter des opportunités d’amélioration et d’optimisation (amenant à de l’automatisation ou du process reengineering par exemple).

• Le monitoring et pilotage des processus : Les solutions de process mining, au-delà de l’analyse, assurent un pilotage en temps réel de ces derniers, à l’aide notamment de KPI de performance de processus (appelés « Process KPI Reporting »).

• L’audit et la conformité : L’analyse des processus permet d’améliorer et de suivre la conformité de ce dernier aux règles et règlementations en vigueur (par exemple les réglementations bancaires tels que KYC).

• La documentation des processus : Grâce à sa représentation et son analyse exhaustive, le process mining permet de documenter les processus beaucoup plus facilement, avec un coût de mise à jour faible, voire nul.
  Bien évidemment, ces quelques cas d’utilisations ne sont pas exhaustifs. Ils aident cependant à matérialiser l’utilité du process mining pour l’ensemble des entreprises, petites ou grandes.

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Justement, les prochains articles décriront comment, concrètement, le process mining est utilisé par des entreprises dans des secteurs d’activités très variés.

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